“할 일은 많은데 머릿속이 계속 시끄럽다”는 느낌, 딱 이럴 때 필요한 게 GTD 방법이에요. GTD는 Getting Things Done의 약자로, 일을 더 많이 하자는 게 아니라 해야 할 일을 머리에서 꺼내 시스템에 맡기는 방법입니다.
오늘 글에서는 GTD 방법을 처음 하는 분도 바로 적용할 수 있도록 핵심 개념 → 5단계 흐름 → 실전 예시(표) → 주간 리뷰 체크리스트까지 한 번에 정리해 드릴게요.
목차
1) GTD 방법이 잘 먹히는 이유
GTD 방법의 강점은 단순해요. “할 일을 잘 관리”하는 게 아니라 머릿속에 떠다니는 미완료를 밖으로 꺼내 정리한다는 점입니다. 머리에 계속 남아 있는 할 일은 생각보다 에너지를 많이 잡아먹거든요.
- 해야 할 일을 머리에서 꺼내기 → 불안/압박이 줄어듭니다
- 다음 행동(Next Action)으로 쪼개기 → 실행이 쉬워집니다
- 리뷰(점검)를 루틴화 → “놓쳤다”가 줄어듭니다
즉, GTD 방법은 “부지런함”이 아니라 정리의 순서로 승부 보는 시스템이에요.
2) GTD 방법 5단계 흐름(핵심 구조)
GTD는 아래 5단계만 기억하면 됩니다. 순서대로만 하면 “정리”가 됩니다.
- 수집(Capture) : 머리에 떠오르는 걸 전부 인박스로 모으기
- 명확화(Clarify) : 이게 뭔지, 실행할 건지 결정하기
- 정리(Organize) : 프로젝트/다음 행동/대기/언젠가 등 적절한 칸에 넣기
- 검토(Reflect) : 주간 리뷰로 최신 상태 유지하기
- 실행(Engage) : 그때그때 상황에 맞는 ‘다음 행동’부터 처리하기
여기서 가장 중요한 건 2번(명확화)예요. “해야지”에서 끝나지 않게 다음 행동을 정하는 순간 GTD가 제대로 굴러갑니다.
3)인박스(Inbox) 하나로 시작하기
GTD 방법을 처음 시작할 때는 도구 욕심부터 나기 쉬운데요, 사실 초보자에게 필요한 건 딱 하나입니다. 인박스 1개.
- 메모앱/노션/투두앱/종이노트 중 하나만 인박스로 정하기
- 떠오르는 할 일, 부탁, 아이디어, 일정… 전부 인박스로 넣기
- 중요: 인박스는 “보관함”이 아니라 “처리 대기함”입니다
인박스에 쌓이는 건 자연스러워요. 대신 “인박스 비우는 시간(처리 시간)”을 매일 10분이라도 잡아두면 GTD 방법이 살아납니다.
4) 인박스 처리 기준표(이거면 결정 피로 줄어요)
아래 표가 GTD 방법의 실전 핵심이에요. 인박스에 들어온 항목을 하나씩 보면서, 기준대로만 분류하면 됩니다.
| 질문 | 예(YES)면 | 아니오(NO)면 | 예시 |
|---|---|---|---|
| 이건 실행할 일인가요? | 다음 질문으로 | 폐기 / 자료보관 / 언젠가 | “언젠가 여행” → 언젠가(Someday) |
| 다음 행동이 한 가지로 정해지나요? | ‘다음 행동’으로 작성 | 프로젝트로 만들기 | “이직 준비” → 프로젝트(이력서/포폴/지원) |
| 2분 안에 끝나나요? | 지금 바로 처리 | 다음 질문으로 | “메일 답장” 1~2분이면 즉시 |
| 내가 해야 하나요? | 다음 행동/프로젝트 | 위임(대기목록) | “자료 요청” → 동료에게 요청 후 대기 |
| 언제 해야 하나요? | 날짜 확정이면 캘린더 | 날짜 없으면 목록 | “금요일 3시 회의” → 캘린더 |
포인트는 “할 일 목록을 늘리는 것”이 아니라, 애매함을 없애는 것입니다. GTD 방법을 하면 머리가 조용해지는 이유가 여기 있어요.
5) GTD 기본 리스트 세팅(최소 구성)
GTD 방법은 리스트가 많아 보이지만, 처음에는 아래 5개만 있어도 충분합니다. (오히려 너무 많이 만들면 유지가 안 됩니다!)
- 인박스 : 일단 다 넣는 곳
- 다음 행동(Next Actions) : “지금 할 수 있는 한 가지 행동”만 적기
- 프로젝트(Projects) : 다음 행동이 2개 이상 필요한 것
- 대기(Waiting For) : 누군가의 답/처리가 필요한 것
- 언젠가(Someday/Maybe) : 지금은 아니지만 버리긴 아까운 것
팁 하나만 더: “다음 행동”은 동사로 시작하면 실행률이 확 올라갑니다. 예) “보고서” ❌ → “보고서 목차 5줄 작성” ✅
6) 주간 리뷰(Weekly Review) 루틴
GTD 방법에서 성패를 가르는 건 사실 “주간 리뷰”예요. 시스템이 최신이 아니면 사람은 다시 머리로 들고 오거든요. 아래 체크리스트대로만 20~30분 점검해도 충분합니다.
| 주간 리뷰 순서 | 하는 일 | 체크 |
|---|---|---|
| 1) 인박스 비우기 | 인박스 항목을 전부 분류(표 기준대로) | ☐ |
| 2) 캘린더 확인 | 지난 일정/다가올 일정 확인, 필요한 다음 행동 생성 | ☐ |
| 3) 프로젝트 점검 | 모든 프로젝트에 “다음 행동”이 1개 이상 있는지 확인 | ☐ |
| 4) 대기 목록 확인 | 답이 필요한 항목 리마인드/후속 연락 | ☐ |
| 5) 언젠가 정리 | 필요 없는 건 삭제, 필요한 건 프로젝트로 승격 | ☐ |
주간 리뷰는 “완벽하게”가 아니라 “꾸준히”가 정답입니다. GTD 방법이 안정되면, 할 일은 많아도 불안은 확 줄어드는 걸 체감하실 거예요.
7) 자주 묻는 질문(FAQ)
- Q1. GTD 방법은 투두앱이 꼭 있어야 하나요?
- A. 아니요. 종이 노트로도 됩니다. 다만 “인박스 1개 + 주간 리뷰”만은 꼭 유지하는 걸 추천해요.
- Q2. 인박스가 너무 많이 쌓이면 어떡하죠?
- A. 자연스러운 현상입니다. 하루 10분이라도 “인박스 처리 시간”을 정해두면, 쌓여도 불안이 줄어요.
- Q3. 프로젝트와 다음 행동이 자꾸 헷갈려요.
- A. 다음 행동이 2개 이상 필요하면 프로젝트, “지금 바로 할 한 가지”는 다음 행동이라고 생각하면 쉬워요.
- Q4. 캘린더에는 뭘 넣어야 하나요?
- A. GTD에서는 “날짜/시간이 확정된 것”만 캘린더에 넣는 걸 권합니다. 나머지는 다음 행동 목록으로요.
추천 사이트
GTD 공식 사이트(기본 개념/자료) · 바로 확인하러 가기
Todoist GTD 가이드(구현 예시) · 바로 확인하러 가기
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